Il y a quelques années, mon matin ressemblait à une course d'obstacles : café à moitié froid, une trentaine d'e-mails urgents qui réclamaient une réponse immédiate, et cette sensation lancinante d'avoir déjà « perdu la journée » avant même d'avoir commencé à créer. J'ai peu à peu réalisé que mon inbox volait mon temps créatif — et que ce n'était pas une fatalité. Aujourd'hui, j'ai récupéré près d'une heure par jour en appliquant des principes simples, concrets et reproductibles. Voici comment je m'y prends — et comment vous pouvez le faire aussi.

Changer d'état d'esprit : l'email n'est pas un flux continu d'urgence

La première transformation est mentale. Pendant longtemps, j'ai traité chaque nouvel e-mail comme une alarme. Résultat : interruptions constantes, concentration morcelée et fatigue mentale. J'ai décidé de considérer l'inbox comme un outil de travail organisé, pas comme une corvée immédiate. Concrètement, cela signifie :

  • Programmer des créneaux dédiés aux e-mails (par ex. 9h30 et 16h) plutôt que de « répondre au fil ».
  • Limiter les notifications : uniquement pour les expéditeurs critiques (famille, manager, clients principaux).
  • Accepter le concept d'attente : la plupart des messages n'exigent pas une réponse instantanée.

La règle des 2 minutes (et ce qu'il faut faire si c'est plus long)

Une règle simple me sauve beaucoup de temps : si une réponse prend moins de 2 minutes, je la fais tout de suite. Sinon, je choisis une autre action :

  • Archiver : si le message n'a pas d'action à effectuer mais mérite d'être conservé.
  • Répondre plus tard : si le message nécessite une pensée ou des documents, je le transforme en tâche.
  • Snoozer : pour les messages qui deviendront pertinents à une date ultérieure.

Cette méthode vient du productivity mindset et évite que les petites réponses s'empilent et me volent des blocs de temps précieux.

Transformer les e-mails en tâches claires

Mon inbox est un système d'entrée, pas mon système de gestion de tâches. J'utilise Todoist ou Notion selon la complexité du projet pour transférer ce qui nécessite un suivi. Voici mon workflow :

  • Ouvrir le message → décider : archiver / supprimer / répondre 2 min / transformer en tâche.
  • Si c'est une tâche, je crée une entrée avec une date d'échéance et des sous-étapes si nécessaire.
  • Je mets un lien vers l'e-mail dans la tâche pour retrouver le contexte en un clic.

Ce transfert m'évite de jongler mentalement entre ce que je dois faire et ce que j'ai déjà lu.

Automatiser l'ordre : filtres, labels et règles

La magie opère quand on laisse la boîte faire le tri. J'ai passé quelques heures à créer des filtres intelligents :

  • Tri automatique des newsletters dans un dossier « Lecture » pour ne les consulter qu'à un créneau hebdo.
  • Label « Clients » et « À traiter aujourd'hui » pour prioriser.
  • Règles pour archiver les notifications sociales (GitHub, Slack, LinkedIn) qui ne requièrent pas d'action immédiate.

Sur Gmail, c'est simple avec les filtres ; sur Outlook, les règles sont tout aussi puissantes. Pour les utilisateurs avancés, Sanebox ou Clean Email peuvent automatiser encore plus.

Désabonnement drastique et abonnement contrôlé

J'ai adopté une politique franche : si une newsletter ne m'apporte pas de valeur en trois lectures, je me désabonne. J'utilise aussi des alias (sur ProtonMail ou via Gmail) pour m'inscrire à des services, puis je peux supprimer l'alias si l'envoi devient trop lourd. Le résultat : moins de bruit, plus de signal.

La boîte à modèles : gagner du temps sur les réponses récurrentes

Beaucoup de mails se répètent : disponibilités, confirmations, remerciements. J'ai une collection de templates (modèles) que j'utilise depuis Gmail Templates jusqu'aux snippets dans Spark ou Superhuman. En moyenne, chaque template me fait gagner 1 à 3 minutes — multiplié par 10-20 envois par jour, cela monte vite.

Batching et micro-routines : comment je récupère une heure par jour

Voici la routine qui m'a permis de dégager environ 60 minutes quotidiennes :

  • Matin (30-45 min après la mise en route) : 20 minutes pour traiter les e-mails reçus la nuit — 2 minutes par message maximum, transférer les tâches.
  • Après-midi : un créneau de 20 minutes pour rattraper les réponses importantes.
  • Hebdomadaire : 30 à 60 minutes pour trier la « boîte Lecture », mettre à jour les règles et désabonner.

Le secret est la constance. En respectant ces plages, mon cerveau retrouve des blocs de 90 minutes de concentration pour écrire, réfléchir ou travailler sur un projet créatif.

Petite table récapitulative : actions et temps gagné estimé

Action Temps gagné estimé / jour
Notifications désactivées 10–15 min
Filtres et règles 10–20 min
Templates de réponse 5–15 min
Batching (deux créneaux) 20–30 min

Outils que j'utilise et pourquoi

  • Gmail pour sa recherche et les filtres robustes.
  • Spark pour le tri intelligent et les templates collaboratifs quand je travaille avec d'autres.
  • Todoist/Notion pour le transfert des tâches et la planification.
  • Sanebox ponctuellement pour nettoyer un inbox devenu ingérable.

Choisissez l'outil qui s'intègre le mieux à votre façon de travailler. L'important n'est pas l'arme, mais la discipline d'utilisation.

Quelques phrases que j'utilise pour gagner du temps dans mes réponses

  • "Merci, reçu — je reviens vers vous d'ici [date]."
  • "Bonne idée. Je l'ajoute à ma liste de priorités et je vous confirme la faisabilité en [délai]."
  • "Pour aller plus vite, pouvons-nous en discuter 10 minutes par téléphone ?"

Ces formules simples réduisent les échanges inutiles et fixent des attentes claires.

Je n'ai pas supprimé l'email de ma vie professionnelle — loin de là — mais en le systématisant, je lui ai rendu sa place : un outil au service de mon travail et de ma créativité, plutôt qu'un voleur de temps. La première semaine peut demander un peu d'effort (règles, templates, désabonnements), mais la paix retrouvée en vaut largement la peine.